CAPA — działania korygujące i zapobiegawcze z realną odpowiedzialnością

Po audycie, wypadku albo reklamacji powstaje lista ustaleń. Trafia do protokołu, protokół do segregatora, a segregator na półkę. Po kwartale okazuje się, że część działań wykonano, o części nikt nie pamięta, a kilka wykonano inaczej niż ustalono, bo osoba odpowiedzialna zmieniła stanowisko.

Źródłem problemu nie jest zła wola, tylko brak jednego widoku. Działania rozproszone po protokołach, mailach i notatkach ze spotkań nie mają wspólnego statusu. Nikt nie potrafi na żądanie odpowiedzieć, ile zobowiązań ciąży na dziale utrzymania ruchu i które z nich są przeterminowane.

Moduł CAPA zbiera wszystkie działania niezależnie od źródła w jednym rejestrze. Każde działanie ma jednego właściciela, termin, priorytet i status. Ten sam widok służy specjaliście BHP, kierownikowi produkcji i zarządowi, tyle że w różnych filtrach.

Zamknięcie działania powinno oznaczać coś więcej niż informację, że zostało wykonane. Skuteczność sprawdza się po czasie: czy po zmianie procedury zdarzenia tego typu przestały występować, czy nowa osłona nie jest obchodzona, czy szkolenie przełożyło się na zmianę sposobu pracy.

W VIMS działanie może mieć zaplanowaną weryfikację z osobnym terminem i osobą odpowiedzialną. Jeżeli weryfikacja wypadnie negatywnie, sprawa wraca do realizacji zamiast zostać zamknięta pozornie.

Ten mechanizm bywa najcenniejszy przy audytach certyfikacyjnych. Audytor rzadko kwestionuje sam fakt podjęcia działania, znacznie częściej pyta o dowód, że było skuteczne.