VIMS powstał z praktyki

1. Zaczęło się od realnych problemów, nie od pomysłu na aplikację

VIMS nie powstał jako pomysł na kolejną aplikację do zarządzania BHP. Powstał z wieloletniej pracy w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej, audytów, systemów zarządzania oraz codziennego funkcjonowania przedsiębiorstw.

Przez lata obserwowaliśmy te same problemy: rozproszone arkusze Excel, osobne rejestry, dokumenty przechowywane w wielu miejscach, działania poaudytowe pilnowane w wiadomościach e-mail, terminy kontrolowane ręcznie i te same dane przepisywane do kolejnych formularzy.

Z czasem stało się jasne, że problemem nie jest brak dokumentów. Problemem jest brak połączenia między procesami, odpowiedzialnościami i danymi. VIMS jest odpowiedzią właśnie na tę potrzebę.

2. Projektujemy z myślą o tym, co dzieje się z informacją dalej

Projektując VIMS nie pytamy wyłącznie: „jak zapisać formularz w systemie?”. Pytamy przede wszystkim: co stanie się z tą informacją dalej, kto powinien ją zobaczyć, jakie działanie ma z niej wynikać i jak później udowodnimy, że proces został wykonany prawidłowo.

Dlatego w VIMS zdarzenie może prowadzić do analizy, analiza do działania CAPA, działanie ma właściciela i termin, a po jego wykonaniu można zweryfikować skuteczność. Jeżeli wynik wskazuje na nowe zagrożenie, informacja może wrócić do oceny ryzyka. Tak rozumiemy cyfryzację procesu.

3. Nie cyfryzujemy segregatorów — łączymy procesy

Przeniesienie papierowego formularza do przeglądarki nie rozwiązuje problemu. VIMS projektujemy jako zintegrowaną platformę do zarządzania bezpieczeństwem, zgodnością i procesami operacyjnymi, a nie jako zbiór niezależnych elektronicznych formularzy.

• Wspólne dane zamiast wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.
• Powiązania między audytami, zdarzeniami, analizami, CAPA, oceną ryzyka, szkoleniami i innymi procesami.
• Historia zmian, odpowiedzialności, terminy i dowody realizacji dostępne w jednym środowisku.
• Modułowa budowa — organizacja może zacząć od jednego procesu i rozwijać system wraz z potrzebami.
• Prosty interfejs dla użytkownika przy zachowaniu dostępu do szczegółów i pełnej historii procesu.

4. Od Vesta i Varilo do VIMS

Za VIMS stoi Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski — firma działająca w obszarze BHP, PPOŻ, szkoleń, audytów i systemów zarządzania, a jednocześnie rozwijająca rozwiązania technologiczne wspierające codzienną pracę organizacji.

Połączenie tych dwóch światów — praktyki w firmach i technologii — wcześniej doprowadziło do powstania Varilo, platformy do checklist, kontroli, inspekcji i obchodów wykonywanych m.in. za pomocą kodów QR i NFC. Varilo powstało z bardzo konkretnego problemu: notatki, zdjęcia, powrót do biura i ponowne przepisywanie danych wydłużały pracę, którą można było wykonać od razu w terenie.

VIMS jest kolejnym etapem tej drogi. Zamiast skupiać się na pojedynczej kontroli, obejmuje znacznie szerszy ekosystem procesów EHS/QHSE i ich wzajemnych zależności.

5. Standardy jako punkt odniesienia, nie marketingowa etykieta

Projektując VIMS korzystamy z doświadczeń związanych z funkcjonowaniem i audytowaniem systemów zarządzania, w szczególności w obszarach objętych wymaganiami ISO 45001, ISO 14001 i ISO 9001.

Dlatego tak duże znaczenie mają w platformie odpowiedzialność, dowody realizacji, historia zmian, działania korygujące i zapobiegawcze, analiza przyczyn, ocena ryzyka, audyty, przeglądy oraz weryfikacja skuteczności.

VIMS nie zastępuje audytora, pełnomocnika systemu ani specjalisty i nie obiecuje automatycznej „zgodności z ISO”. Ma natomiast pomóc organizacji zbudować uporządkowane, audytowalne procesy oraz dostarczać dane i dowody potrzebne do świadomego zarządzania zgodnością.

6. Technologia ma wspierać specjalistę, nie go zastępować

Praca specjalisty BHP, pełnomocnika systemu czy kierownika obszaru nie powinna polegać na ciągłym przepisywaniu danych i pilnowaniu kolejnych arkuszy. Dlatego przy projektowaniu VIMS przyjęliśmy zasadę: system ma ograniczać pracę administracyjną, ale nie może odbierać człowiekowi decyzji merytorycznych.

Dotyczy to również sztucznej inteligencji. AI może pomóc odczytać dokument, uporządkować informacje, przygotować propozycję, wskazać zależność albo przyspieszyć import danych. Ostateczna ocena i odpowiedzialność pozostają jednak po stronie uprawnionego użytkownika.

Technologia ma wspierać specjalistę — nie udawać specjalisty.