Wypadki i zdarzenia — pełny obieg postępowania powypadkowego bez arkuszy Excel

W większości zakładów ewidencja wypadków zaczyna się od pliku, który ktoś kiedyś stworzył na własne potrzeby. Dopóki zdarzeń jest kilka w roku, plik działa. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba szybko odpowiedzieć na pytanie, ile zdarzeń wystąpiło na konkretnej linii w ostatnim półroczu, które postępowania wciąż są otwarte i czy działania wyznaczone po poprzednim wypadku zostały faktycznie wykonane.

Druga słabość arkusza to rozjazd między zapisem a dowodami. Zdjęcia z miejsca zdarzenia zostają w telefonie koordynatora, wyjaśnienia świadków w wersji papierowej, protokół w osobnym folderze, a notatka z rozmowy z przełożonym nigdzie. Po kilku miesiącach odtworzenie pełnego obrazu zdarzenia zajmuje więcej czasu niż samo postępowanie.

Moduł wypadków i zdarzeń w VIMS scala wszystkie te elementy w jednej karcie. Zgłoszenie, klasyfikacja, dowody, skład zespołu powypadkowego, analiza przyczyn, działania i decyzja o zamknięciu opisują jedno zdarzenie w jednym miejscu, a każda zmiana zostawia ślad z datą i autorem.

Karta zdarzenia prowadzi zespół przez kolejne etapy: zabezpieczenie miejsca, ustalenie okoliczności, zebranie wyjaśnień poszkodowanego i świadków, oględziny, dokumentację fotograficzną oraz ustalenie przyczyn. Dzięki temu nawet osoba prowadząca postępowanie po raz pierwszy nie pominie kluczowego elementu.

Załączniki gromadzone są przy zdarzeniu, a nie w osobnym katalogu na dysku sieciowym. Protokoły, oświadczenia, schematy stanowiska i zdjęcia pozostają dostępne również po latach, gdy pojawi się pytanie ze strony instytucji kontrolnej lub ubezpieczyciela.

Widok statusów pokazuje, na jakim etapie znajduje się każde otwarte postępowanie i które z nich zbliża się do terminu. Kierownictwo nie musi o to pytać na spotkaniu, bo widzi to w systemie.