VIMS EHSVIMS EHS

Rozwiązanie dla bezpieczeństwa żywności

System bezpieczeństwa żywności — kontrole higieny, audyty i działania z dowodem

W zakładzie spożywczym najwięcej informacji powstaje na hali: podczas obchodu higienicznego, kontroli GHP/GMP strefy, weryfikacji mycia i dezynfekcji. Wartość tych informacji zależy od tego, czy trafią do procesu, czy do notatnika. Aplikacja VIMS EHS zamienia obserwacje w rekordy z właścicielem, terminem i dowodem wykonania — wspierając operacyjnie system HACCP i wymagania standardów IFS Food, BRCGS czy FSSC 22000.

  • Obchody higieniczne GHP/GMP
  • Programy wstępne (PRP)
  • Audyty wewnętrzne i dostawców
  • Niezgodności i CAPA
  • Szkolenia higieniczne personelu
  • Środki myjące i karty SDS
Umów prezentację Zaloguj się
VIMS EHS — pulpit bezpieczeństwa żywności: obchody higieniczne w tygodniu, otwarte niezgodności, audyty dostawców, wykres ustaleń według stref produkcyjnych oraz rejestr środków myjących
VIMS EHS — pulpit bezpieczeństwa żywności: obchody higieniczne w tygodniu, otwarte niezgodności, audyty dostawców, wykres ustaleń według stref produkcyjnych oraz rejestr środków myjących

Dlaczego zakłady spożywcze mają nadmiar zapisów i niedobór wniosków

Zakład produkujący żywność wytwarza ogromną liczbę zapisów: listy kontrolne po myciu, karty temperatur, obchody stref, kontrole szkodników, audyty wewnętrzne, oceny dostawców. Formalnie wszystko istnieje. Praktycznie większość tych zapisów kończy żywot w segregatorze, z którego nikt nie wyciąga wniosków między jednym a drugim audytem klienta.

Powód jest prozaiczny. Zapis na papierze nie da się zsumować. Nie da się szybko odpowiedzieć na pytanie, w której strefie ustalenia powtarzają się najczęściej, ani czy działanie wdrożone w marcu rzeczywiście ograniczyło liczbę uwag w kolejnym kwartale.

Drugi problem to rozdzielenie obserwacji od działania. Uwaga zapisana na liście kontrolnej wymaga przepisania do osobnego rejestru działań, a to dodatkowa czynność, którą łatwo pominąć przy zmianowej pracy. W efekcie część spostrzeżeń nigdy nie staje się zadaniem.

Dane z hali jako początek procesu, nie jako archiwum

W VIMS obchód higieniczny jest wykonywany na telefonie w strefie, której dotyczy. Każde spostrzeżenie może od razu stać się niezgodnością z przypisanym właścicielem, terminem i zdjęciem jako dowodem. Nie ma etapu przepisywania.

Ponieważ ustalenia zapisywane są w ustalonych kategoriach i przypisane do stref, zestawienia powstają same. Wykres ustaleń według strefy pokazuje, gdzie realnie skupia się problem — zwykle nie tam, gdzie podpowiada intuicja.

Audyt wewnętrzny i audyt dostawcy korzystają z tego samego obiegu działań. Dzięki temu w jednym miejscu widać wszystkie otwarte zobowiązania zakładu wobec własnych wymagań i wymagań klientów, niezależnie od źródła ustalenia.

HACCP, programy wstępne i standardy IFS, BRCGS, FSSC 22000 — gdzie pomaga system

System HACCP opiera się na analizie zagrożeń i krytycznych punktach kontroli (CCP), ale jego skuteczność zależy od programów wstępnych (PRP): dobrej praktyki higienicznej (GHP) i produkcyjnej (GMP), mycia i dezynfekcji, kontroli szkodników (DDD), higieny personelu, utrzymania infrastruktury i zarządzania alergenami. To właśnie te obszary generują najwięcej ustaleń na audytach.

Standardy IFS Food, BRCGS Food Safety i FSSC 22000 (oparty na ISO 22000) dokładają wymagania dotyczące kultury bezpieczeństwa żywności, identyfikowalności, food defense i food fraud (ocena podatności), oceny dostawców oraz skutecznych działań korygujących. Wspólny mianownik audytów to pytanie: czy ustalenie ma właściciela, termin i dowód weryfikacji.

VIMS EHS nie jest gotowym planem HACCP ani modułem certyfikacyjnym. Prowadzi operacyjną warstwę: kontrole i obchody GHP/GMP w strefach, audyty wewnętrzne i audyty dostawców, rejestr niezgodności, działania korygujące CAPA, szkolenia higieniczne oraz rejestr środków myjących z kartami SDS.

Co obsługuje dział food safety w jednym środowisku

Obchody higieniczne i kontrole stref

Szablony obchodów wykonywane w strefie, z listą punktów kontrolnych i możliwością natychmiastowego utworzenia niezgodności ze zdjęciem.

Audyty wewnętrzne i audyty dostawców

Plan, zakres, ustalenia i działania w jednym rekordzie. Ustalenie u dostawcy prowadzi do zadania po stronie zakładu, a nie do notatki w mailu.

Niezgodności z podziałem na strefy i procesy

Kontekst zapisany przy rejestracji pozwala analizować powtarzalność według strefy, linii, zmiany lub kategorii wyrobu.

Działania korygujące z weryfikacją

Dla każdego ustalenia widoczne jest, kto odpowiada, do kiedy i w którym momencie sprawdzana będzie skuteczność.

Środki myjące, chemia procesowa i karty charakterystyki SDS

Rejestr substancji i mieszanin chemicznych (środków myjących i dezynfekujących) z aktualnymi kartami charakterystyki SDS i przypisaniem do obszarów stosowania.

Kwalifikacje i badania personelu

Szkolenia z zakresu higieny, wymagane uprawnienia i terminy badań widoczne jako zbliżające się terminy, nie jako lista do sprawdzania ręcznie.

Od obchodu w strefie do dowodu na audyt

Ten sam obieg obsługuje uwagę z obchodu, ustalenie z audytu wewnętrznego i wynik audytu dostawcy.

  1. 1Obchód higieniczny lub kontrola strefy
  2. 2Spostrzeżenie zapisane w kategorii
  3. 3Niezgodność z właścicielem i terminem
  4. 4Analiza przyczyn dla przypadków istotnych
  5. 5Działanie korygujące i dowód wykonania
  6. 6Weryfikacja skuteczności
  7. 7Zestawienie ustaleń według stref
  8. 8Dokumentacja gotowa na audyt

Moduły w tym rozwiązaniu

Każdy moduł działa osobno, ale dopiero razem tworzą jeden obieg danych opisany powyżej.

Rejestry i przeglądy

Zakład prowadzi kilkanaście równoległych ewidencji: dźwignice, zbiorniki ciśnieniowe, wózki widłowe, gaśnice, hydranty, instalacje elektryczne, drabiny, wciągniki, bramy. Każda ma inny cykl i innego właściciela. Moduł zbiera je w jeden rejestr z jednym kalendarzem terminów.

Poznaj moduł VIMS EHS: Rejestry i przeglądy z przypomnieniami

Przygotowanie do audytu klienta bez tygodnia pracy nadliczbowej

Typowy scenariusz przed audytem drugiej strony wygląda podobnie w większości zakładów: dwa tygodnie kompletowania zapisów, uzupełniania podpisów i szukania dowodów wykonania działań sprzed roku. Praca jest realna, ale nie podnosi bezpieczeństwa produktu ani o procent.

Kiedy zapisy powstają w systemie w momencie wykonania czynności, przygotowanie zmienia charakter. Zamiast kompletować, przegląda się to, co już istnieje: listę otwartych działań, historię obchodów w strefach, ustalenia z poprzedniego audytu wraz z dowodami zamknięcia.

Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz, którą audytorzy sprawdzają szczególnie chętnie: czy działanie po ustaleniu miało moment weryfikacji. Zapis „wykonano” bez potwierdzenia skuteczności jest najczęstszym punktem zaczepienia w rozmowie audytowej.

Powiązanie personelu, higieny i procesu

Znaczna część ustaleń higienicznych nie wynika z braku procedury, tylko z obsady: nowa osoba na zmianie, przesunięcie pracownika między strefami, praca w okresie urlopowym z mniejszym doświadczeniem w danym obszarze.

Jeżeli dane o personelu i dane o ustaleniach leżą w jednym systemie, tę zależność da się zauważyć. Można sprawdzić, czy uwagi koncentrują się na określonych zmianach albo czy osoby przeniesione do strefy wysokiego ryzyka mają komplet wymaganych szkoleń i badań.

To nie jest ocena ludzi, tylko diagnostyka procesu wdrażania. Jeśli ustalenia rosną po każdej rotacji, problemem nie jest personel, tylko sposób wprowadzania go do strefy.

Pytania działów QA i food safety

Czym są programy wstępne PRP i jak je dokumentować?

Programy wstępne (PRP) to podstawowe warunki higieniczne: GHP, GMP, mycie i dezynfekcja, kontrola szkodników, higiena personelu, utrzymanie infrastruktury. Dokumentuje się je zapisami z kontroli i obchodów — w systemie każdy zapis może od razu utworzyć niezgodność ze zdjęciem i działanie korygujące. Zobacz kontrole i obchody.

Jak przygotować się do audytu IFS lub BRCGS?

Audytor sprawdza przede wszystkim, czy ustalenia z poprzedniego audytu i audytów wewnętrznych mają przyczynę, działanie i dowód skutecznego zamknięcia. Gdy zapisy powstają w systemie na bieżąco, przygotowanie polega na przeglądzie otwartych działań, a nie kompletowaniu segregatorów.

Jak prowadzić rejestr środków myjących i dezynfekujących z kartami charakterystyki?

Każdy środek chemiczny używany w zakładzie powinien mieć aktualną kartę charakterystyki (SDS) i przypisanie do stref stosowania. Rejestr substancji chemicznych w VIMS EHS przechowuje karty SDS i udostępnia pracownikom skróconą kartę przez kod QR — zobacz karty charakterystyki SDS.

Czy VIMS zawiera gotowy moduł HACCP, IFS lub BRC?

Nie oferujemy gotowego modułu certyfikacyjnego. VIMS wspiera procesy, które w takich systemach są wymagane operacyjnie: obchody, niezgodności, analizę przyczyn, działania, weryfikację, rejestry i kwalifikacje personelu.

Czy obchody da się wykonywać bez zasięgu w chłodni?

Praktyka jest różna w zależności od infrastruktury zakładu. Zakres pracy w warunkach ograniczonej łączności ustalamy indywidualnie — nie deklarujemy funkcji, których nie potwierdzimy na konkretnej konfiguracji.

Czy system obsługuje kontrole temperatur i zapisy procesowe?

Zapisy kontrolne prowadzone są jako rekordy kontroli z punktami i wartościami. Zakres i sposób odwzorowania konkretnych zapisów ustalamy przy konfiguracji.

Jak wygląda praca z ustaleniami od klienta?

Ustalenie z audytu drugiej strony wchodzi do tego samego rejestru działań co ustalenie wewnętrzne, dzięki czemu nie prowadzi się dwóch równoległych list zobowiązań.

Czy da się analizować powtarzalność problemów?

Tak, pod warunkiem stosowania kategorii przy rejestracji. Zestawienia według strefy, kategorii i okresu powstają z danych bieżących.

Kto powinien prowadzić system w zakładzie?

Najczęściej dział QA lub food safety, z udziałem kierowników zmian jako właścicieli działań. Obchody wykonują osoby pracujące w strefach.

Inne rozwiązania

Rozwiązanie dla działu jakości

Zobacz

Rozwiązanie dla audytu i compliance

Zobacz

Rozwiązanie dla ochrony przeciwpożarowej

Zobacz

Pokażemy VIMS na procesach Twojego zakładu

Obchód higieniczny, niezgodność strefowa, działanie i dowód wykonania — na przykładzie zbliżonym do Twojej produkcji.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły