VariloVIMS

Rozwiązanie dla bezpieczeństwa żywności

VIMS dla bezpieczeństwa żywności — procesy, działania i dowody

W zakładzie spożywczym najwięcej informacji powstaje na hali: podczas obchodu higienicznego, kontroli strefy, przeglądu po myciu. Wartość tych informacji zależy od tego, czy trafią do procesu, czy do notatnika. VIMS zamienia obserwacje w rekordy, które mają właściciela, termin i dowód wykonania.

  • Obchody higieniczne
  • Audyty
  • Niezgodności
  • CAPA
  • Personel
  • Chemia
Umów prezentację Zaloguj się
V-IMS — pulpit bezpieczeństwa żywności: obchody higieniczne w tygodniu, otwarte niezgodności, audyty dostawców, wykres ustaleń według stref produkcyjnych oraz rejestr środków myjących
V-IMS — pulpit bezpieczeństwa żywności: obchody higieniczne w tygodniu, otwarte niezgodności, audyty dostawców, wykres ustaleń według stref produkcyjnych oraz rejestr środków myjących

Dlaczego zakłady spożywcze mają nadmiar zapisów i niedobór wniosków

Zakład produkujący żywność wytwarza ogromną liczbę zapisów: listy kontrolne po myciu, karty temperatur, obchody stref, kontrole szkodników, audyty wewnętrzne, oceny dostawców. Formalnie wszystko istnieje. Praktycznie większość tych zapisów kończy żywot w segregatorze, z którego nikt nie wyciąga wniosków między jednym a drugim audytem klienta.

Powód jest prozaiczny. Zapis na papierze nie da się zsumować. Nie da się szybko odpowiedzieć na pytanie, w której strefie ustalenia powtarzają się najczęściej, ani czy działanie wdrożone w marcu rzeczywiście ograniczyło liczbę uwag w kolejnym kwartale.

Drugi problem to rozdzielenie obserwacji od działania. Uwaga zapisana na liście kontrolnej wymaga przepisania do osobnego rejestru działań, a to dodatkowa czynność, którą łatwo pominąć przy zmianowej pracy. W efekcie część spostrzeżeń nigdy nie staje się zadaniem.

Dane z hali jako początek procesu, nie jako archiwum

W VIMS obchód higieniczny jest wykonywany na telefonie w strefie, której dotyczy. Każde spostrzeżenie może od razu stać się niezgodnością z przypisanym właścicielem, terminem i zdjęciem jako dowodem. Nie ma etapu przepisywania.

Ponieważ ustalenia zapisywane są w ustalonych kategoriach i przypisane do stref, zestawienia powstają same. Wykres ustaleń według strefy pokazuje, gdzie realnie skupia się problem — zwykle nie tam, gdzie podpowiada intuicja.

Audyt wewnętrzny i audyt dostawcy korzystają z tego samego obiegu działań. Dzięki temu w jednym miejscu widać wszystkie otwarte zobowiązania zakładu wobec własnych wymagań i wymagań klientów, niezależnie od źródła ustalenia.

Co obsługuje dział food safety w jednym środowisku

Obchody higieniczne i kontrole stref

Szablony obchodów wykonywane w strefie, z listą punktów kontrolnych i możliwością natychmiastowego utworzenia niezgodności ze zdjęciem.

Audyty wewnętrzne i audyty dostawców

Plan, zakres, ustalenia i działania w jednym rekordzie. Ustalenie u dostawcy prowadzi do zadania po stronie zakładu, a nie do notatki w mailu.

Niezgodności z podziałem na strefy i procesy

Kontekst zapisany przy rejestracji pozwala analizować powtarzalność według strefy, linii, zmiany lub kategorii wyrobu.

Działania korygujące z weryfikacją

Dla każdego ustalenia widoczne jest, kto odpowiada, do kiedy i w którym momencie sprawdzana będzie skuteczność.

Środki myjące i chemia procesowa

Rejestr preparatów z kartami charakterystyki i przypisaniem do obszarów, w których są stosowane.

Kwalifikacje i badania personelu

Szkolenia z zakresu higieny, wymagane uprawnienia i terminy badań widoczne jako zbliżające się terminy, nie jako lista do sprawdzania ręcznie.

Od obchodu w strefie do dowodu na audyt

Ten sam obieg obsługuje uwagę z obchodu, ustalenie z audytu wewnętrznego i wynik audytu dostawcy.

  1. 1Obchód higieniczny lub kontrola strefy
  2. 2Spostrzeżenie zapisane w kategorii
  3. 3Niezgodność z właścicielem i terminem
  4. 4Analiza przyczyn dla przypadków istotnych
  5. 5Działanie korygujące i dowód wykonania
  6. 6Weryfikacja skuteczności
  7. 7Zestawienie ustaleń według stref
  8. 8Dokumentacja gotowa na audyt

Moduły w tym rozwiązaniu

Każdy moduł działa osobno, ale dopiero razem tworzą jeden obieg danych opisany powyżej.

Kontrole i obchody

Obchód bezpieczeństwa jest tanim narzędziem prewencji, ale tylko wtedy, gdy jest regularny i kończy się przypisanym zadaniem. Moduł pilnuje obu tych warunków.

Poznaj moduł

Moduł VIMS

Zaplanuj audyt lub obchód, przeprowadź go z telefonu, zapisz niezgodności i od razu uruchom działania — bez przepisywania wyników do arkusza.

Poznaj moduł

Zgłoszenia nieprawidłowości

Najtańsza informacja w zakładzie to ta, która przychodzi przed wypadkiem. Moduł skraca drogę od zauważenia zagrożenia do decyzji o działaniu i pilnuje, żeby zgłaszający dostał odpowiedź.

Poznaj moduł

Moduł VIMS

Koniec z listą zadań w arkuszu. Każde działanie ma właściciela, termin, status i weryfikację skuteczności — a Ty widzisz to w jednym widoku.

Poznaj moduł

Moduł VIMS

Jeden rejestr substancji, aktualne karty charakterystyki dostępne z telefonu i pełna kontrola nad tym, co i gdzie jest stosowane w zakładzie.

Poznaj moduł

Moduł VIMS

Zobacz w jednym widoku, kto ma aktualne szkolenia i uprawnienia, komu kończy się termin i czego brakuje na danym stanowisku.

Poznaj moduł

Badania lekarskie

Nieważne orzeczenie lekarskie oznacza, że pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy. Przy stu osobach da się to jeszcze kontrolować w arkuszu. Przy kilkuset, rotacji i pracy zmianowej potrzebny jest rejestr, który sam zgłasza zbliżające się terminy.

Poznaj moduł

Rejestry i przeglądy

Zakład prowadzi kilkanaście równoległych ewidencji: dźwignice, zbiorniki ciśnieniowe, wózki widłowe, gaśnice, hydranty, instalacje elektryczne, drabiny, wciągniki, bramy. Każda ma inny cykl i innego właściciela. Moduł zbiera je w jeden rejestr z jednym kalendarzem terminów.

Poznaj moduł

Przygotowanie do audytu klienta bez tygodnia pracy nadliczbowej

Typowy scenariusz przed audytem drugiej strony wygląda podobnie w większości zakładów: dwa tygodnie kompletowania zapisów, uzupełniania podpisów i szukania dowodów wykonania działań sprzed roku. Praca jest realna, ale nie podnosi bezpieczeństwa produktu ani o procent.

Kiedy zapisy powstają w systemie w momencie wykonania czynności, przygotowanie zmienia charakter. Zamiast kompletować, przegląda się to, co już istnieje: listę otwartych działań, historię obchodów w strefach, ustalenia z poprzedniego audytu wraz z dowodami zamknięcia.

Warto zwrócić uwagę na jedną rzecz, którą audytorzy sprawdzają szczególnie chętnie: czy działanie po ustaleniu miało moment weryfikacji. Zapis „wykonano” bez potwierdzenia skuteczności jest najczęstszym punktem zaczepienia w rozmowie audytowej.

Powiązanie personelu, higieny i procesu

Znaczna część ustaleń higienicznych nie wynika z braku procedury, tylko z obsady: nowa osoba na zmianie, przesunięcie pracownika między strefami, praca w okresie urlopowym z mniejszym doświadczeniem w danym obszarze.

Jeżeli dane o personelu i dane o ustaleniach leżą w jednym systemie, tę zależność da się zauważyć. Można sprawdzić, czy uwagi koncentrują się na określonych zmianach albo czy osoby przeniesione do strefy wysokiego ryzyka mają komplet wymaganych szkoleń i badań.

To nie jest ocena ludzi, tylko diagnostyka procesu wdrażania. Jeśli ustalenia rosną po każdej rotacji, problemem nie jest personel, tylko sposób wprowadzania go do strefy.

Pytania działów QA i food safety

Czy VIMS zawiera gotowy moduł HACCP, IFS lub BRC?

Nie oferujemy gotowego modułu certyfikacyjnego. VIMS wspiera procesy, które w takich systemach są wymagane operacyjnie: obchody, niezgodności, analizę przyczyn, działania, weryfikację, rejestry i kwalifikacje personelu.

Czy obchody da się wykonywać bez zasięgu w chłodni?

Praktyka jest różna w zależności od infrastruktury zakładu. Zakres pracy w warunkach ograniczonej łączności ustalamy indywidualnie — nie deklarujemy funkcji, których nie potwierdzimy na konkretnej konfiguracji.

Czy system obsługuje kontrole temperatur i zapisy procesowe?

Zapisy kontrolne prowadzone są jako rekordy kontroli z punktami i wartościami. Zakres i sposób odwzorowania konkretnych zapisów ustalamy przy konfiguracji.

Jak wygląda praca z ustaleniami od klienta?

Ustalenie z audytu drugiej strony wchodzi do tego samego rejestru działań co ustalenie wewnętrzne, dzięki czemu nie prowadzi się dwóch równoległych list zobowiązań.

Czy da się analizować powtarzalność problemów?

Tak, pod warunkiem stosowania kategorii przy rejestracji. Zestawienia według strefy, kategorii i okresu powstają z danych bieżących.

Kto powinien prowadzić system w zakładzie?

Najczęściej dział QA lub food safety, z udziałem kierowników zmian jako właścicieli działań. Obchody wykonują osoby pracujące w strefach.

Inne rozwiązania

Rozwiązanie dla audytu i compliance

Zobacz

Pokażemy VIMS na procesach Twojego zakładu

Obchód higieniczny, niezgodność strefowa, działanie i dowód wykonania — na przykładzie zbliżonym do Twojej produkcji.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły