VariloVIMS

Moduł VIMS

Audyty i kontrole — od checklisty do zamkniętej niezgodności

Zaplanuj audyt lub obchód, przeprowadź go z telefonu, zapisz niezgodności i od razu uruchom działania — bez przepisywania wyników do arkusza.

  • Audyty wewnętrzne
  • Obchody i kontrole
  • Niezgodności
Umów prezentację Zaloguj się
VIMS — oprogramowanie do audytów wewnętrznych i kontroli: harmonogram audytów, checklista i lista niezgodności ze statusami
VIMS — oprogramowanie do audytów wewnętrznych i kontroli: harmonogram audytów, checklista i lista niezgodności ze statusami

Audyt kończy się tam, gdzie zaczyna się prawdziwa praca

Wielu zakładach audyt wewnętrzny jest sprawnie przeprowadzony, ale jego efekt zatrzymuje się na raporcie. Raport krąży mailem, ustalenia zostają omówione na spotkaniu i znikają. W kolejnym cyklu audytor znajduje te same niezgodności, tyle że rok później.

Przyczyna leży w rozdzieleniu dwóch rzeczy, które powinny być jednym procesem: wykrywania problemów i ich usuwania. Dopóki niezgodność jest wierszem w dokumencie, a działanie osobnym zadaniem w czyimś kalendarzu, połączenie między nimi jest wyłącznie deklaratywne.

Moduł audytów i kontroli w VIMS prowadzi ten proces bez przerwy. Niezgodność zapisana podczas obchodu od razu tworzy działanie z właścicielem i terminem, a raport z audytu pokazuje nie tylko ustalenia, lecz również stan ich realizacji.

Audyt systemowy, obchód i kontrola stanowiskowa

Audyt wewnętrzny systemu zarządzania sprawdza zgodność z wymaganiami normy i własnymi procedurami. Ma harmonogram, program, kryteria i formalny raport. To narzędzie cykliczne, prowadzone zwykle kilka razy w roku.

Obchód bezpieczeństwa jest krótszy i częstszy. Kierownik albo specjalista przechodzi obszar z listą kontrolną, zapisuje obserwacje i zdjęcia, rozmawia z pracownikami. Wartość obchodu wynika z regularności, a nie z objętości dokumentacji.

Kontrola stanowiskowa albo maszynowa dotyczy konkretnego punktu: stanu osłon, oznakowania, porządku, sprzętu przeciwpożarowego czy apteczki. VIMS obsługuje wszystkie te formy w jednym module, z osobnymi checklistami i własnymi harmonogramami.

Co daje moduł Audyty i kontrole

Biblioteka checklist

Własne listy kontrolne dla audytów, obchodów i przeglądów stanowisk.

Kontrola z kodu QR

Kod przy maszynie lub strefie otwiera właściwą listę kontrolną na telefonie.

Harmonogram

Plan audytów i kontroli z terminami oraz osobami odpowiedzialnymi.

Niezgodności

Każda niezgodność ze zdjęciem, opisem i miejscem wystąpienia.

Działania po audycie

Z niezgodności powstaje działanie CAPA z właścicielem i terminem.

Wyniki i trendy

Poziom realizacji audytów, powtarzalne niezgodności i porównanie obszarów.

Jak audyt łączy się z resztą VIMS

Wynik audytu nie kończy się raportem — prowadzi do konkretnego, rozliczonego działania.

  1. 1Plan audytu
  2. 2Realizacja checklisty
  3. 3Zapis niezgodności
  4. 4Działania CAPA
  5. 5Weryfikacja skuteczności
  6. 6Zamknięcie audytu

Listy kontrolne dopasowane do zakładu

Gotowe uniwersalne checklisty rzadko pasują w całości. Zakład produkcyjny potrzebuje innych punktów niż magazyn wysokiego składowania, a obszar z chemią innych niż hala spawalnicza. Dlatego biblioteka list kontrolnych jest edytowalna i rozbudowywana w miarę zbierania doświadczeń.

Dobra lista zawiera pytania jednoznaczne, na które da się odpowiedzieć bez interpretacji, oraz miejsce na zdjęcie i komentarz. Zbyt długa lista prowadzi do odhaczania bez patrzenia, zbyt krótka pomija istotne obszary.

Kod QR umieszczony przy maszynie albo przy wejściu do strefy otwiera na telefonie właściwą listę, co skraca czas przygotowania i eliminuje pomyłki co do obiektu kontroli.

Co pokazują wyniki zebrane z wielu kontroli

Pojedyncza kontrola opisuje stan w danej chwili. Setka kontroli pokazuje wzorce: które punkty najczęściej wypadają negatywnie, które obszary systematycznie odstają, w których strefach powtarza się ten sam problem mimo wcześniejszych działań.

Takie zestawienie jest dobrym materiałem na przegląd zarządzania, ponieważ przenosi dyskusję z pojedynczych przypadków na poziom systemu. Jeżeli w dziesięciu obszarach powtarza się brak oznakowania dróg transportowych, problemem nie są ludzie, tylko rozwiązanie organizacyjne.

Wskaźnik terminowości usuwania niezgodności pokazuje z kolei, czy zakład ma zdolność domykania spraw, czy jedynie ich wykrywania.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zbudować własne checklisty?

Tak. Listy kontrolne tworzysz samodzielnie i wykorzystujesz je w audytach, obchodach i kontrolach stanowisk.

Czy audyt da się przeprowadzić z telefonu?

Tak. Checklistę wypełnia się na miejscu, wraz ze zdjęciami i uwagami przy poszczególnych punktach.

Co dzieje się z niezgodnościami?

Niezgodność można powiązać z działaniem korygującym, które ma właściciela, termin i status realizacji.

Czy widać powtarzające się problemy?

Tak. Zestawienia pokazują, które punkty kontrolne i obszary wypadają negatywnie najczęściej.

Powiązane moduły

Moduł VIMS

Koniec z listą zadań w arkuszu. Każde działanie ma właściciela, termin, status i weryfikację skuteczności — a Ty widzisz to w jednym widoku.

CAPA

Moduł VIMS

Prowadź ocenę ryzyka online: zagrożenia, poziomy ryzyka, środki kontroli i przeglądy w jednym miejscu, powiązane z tym, co faktycznie dzieje się w zakładzie.

Ocena ryzyka zawodowego

LMRA

Ocena ryzyka zawodowego opisuje stanowisko w typowych warunkach. LMRA odpowiada na inne pytanie: czy właśnie tutaj, właśnie teraz i w tym składzie ta praca jest bezpieczna.

LMRA

Zobacz moduł Audyty i kontrole

Umów prezentację i sprawdź obieg audytu w swojej organizacji — od planu do zamknięcia niezgodności.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły