1. Definicje
- Usługodawca — Vesta Usługi i Szkolenia Marcin Makowski, ul. Wrzosowa 33, 84-300 Lębork, Polska, NIP 841-161-18-09, adres kontaktowy: kontakt@varilo.eu.
- Platforma VIMS (System) — oprogramowanie Varilo Integrated Management System udostępniane przez Usługodawcę w modelu usługi dostępnej przez przeglądarkę internetową pod adresem app.v-ims.pl.
- Serwis — strona informacyjna platformy dostępna pod adresem v-ims.pl wraz z podstronami.
- Klient — przedsiębiorca, jednostka organizacyjna lub inny podmiot, który zawiera z Usługodawcą umowę o korzystanie z Systemu na potrzeby prowadzonej działalności.
- Użytkownik — osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Systemu w ramach swojej Organizacji (pracownik, współpracownik, podwykonawca).
- Organizacja — wyodrębniona przestrzeń danych Klienta w Systemie, w ramach której prowadzone są rejestry, dokumenty i zadania.
- Konto — indywidualny zbiór danych Użytkownika umożliwiający dostęp do Systemu po uwierzytelnieniu.
- Dane Klienta — wszelkie dane i treści wprowadzone do Systemu przez Klienta lub Użytkowników, w tym rejestry zdarzeń, oceny ryzyka, dokumenty i załączniki.
- Umowa — umowa o świadczenie usługi dostępu do Systemu zawarta między Usługodawcą a Klientem, której integralną część stanowi niniejszy Regulamin.
- Regulamin — niniejszy dokument.
2. Postanowienia ogólne i zakres usługi
Usługodawca świadczy usługę polegającą na udostępnieniu Klientowi dostępu do Systemu przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania oprogramowania na infrastrukturze Klienta. Usługa obejmuje utrzymanie Systemu, jego aktualizacje oraz obsługę zgłoszeń w zakresie opisanym w Regulaminie i Umowie.
System jest narzędziem wspierającym zarządzanie procesami bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska, ochrony przeciwpożarowej, jakości oraz zgodności. System nie zastępuje obowiązków wynikających z przepisów prawa ani decyzji podejmowanych przez służby Klienta i nie stanowi porady prawnej ani usługi doradczej z zakresu bezpieczeństwa pracy.
Usługa jest skierowana do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową. Umowa nie jest umową zawieraną z konsumentem, a korzystanie z Systemu następuje w związku z działalnością Klienta.
Zakres udostępnionych modułów, liczba Użytkowników oraz warunki handlowe są ustalane indywidualnie i potwierdzane w Umowie, ofercie lub zamówieniu przyjętym przez Usługodawcę.
3. Wymagania techniczne
Do korzystania z Systemu konieczne jest urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript oraz mechanizmów przechowywania danych w przeglądarce, a także aktywny adres poczty elektronicznej przypisany do Konta.
Logowanie do Systemu wymaga uwierzytelnienia dwuetapowego. Po podaniu adresu e-mail i hasła System wysyła na adres e-mail Konta jednorazowy kod. Kod zachowuje ważność przez dziesięć minut, liczba prób jego wprowadzenia jest ograniczona, a ponowna wysyłka jest możliwa po upływie krótkiej przerwy. Użytkownik może oznaczyć urządzenie jako zaufane, co ogranicza konieczność podawania kodu przez określony czas.
Wyłączenie w przeglądarce obsługi niezbędnych plików cookies lub pamięci lokalnej uniemożliwia zalogowanie się do Systemu i korzystanie z usługi.
4. Zawarcie Umowy, rejestracja i dostęp do Systemu
Umowa zostaje zawarta w momencie potwierdzenia przez Usługodawcę udostępnienia Organizacji Klientowi — na podstawie podpisanej Umowy, przyjętego zamówienia lub akceptacji oferty, w zależności od ustalonego trybu współpracy.
Rejestracja Konta w Systemie wymaga akceptacji Regulaminu oraz przyjęcia do wiadomości informacji o przetwarzaniu danych osobowych. Akceptacja jest utrwalana w Systemie wraz z wersją dokumentu i datą.
Utworzenie Konta nie powoduje automatycznego dostępu do danych Organizacji. Przystąpienie Użytkownika do Organizacji wymaga zatwierdzenia przez właściciela lub administratora Organizacji. Do momentu zatwierdzenia Użytkownik nie ma wglądu w dane operacyjne.
Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień swoim Użytkownikom, w tym za niezwłoczne odbieranie dostępu osobom, które zakończyły współpracę z Klientem.
5. Zasady korzystania z Systemu
Klient i Użytkownicy zobowiązani są korzystać z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem oraz przeznaczeniem usługi, a także chronić dane uwierzytelniające i nie udostępniać Konta osobom trzecim. Każde Konto jest przypisane do jednej osoby fizycznej.
Zabronione jest podejmowanie działań zakłócających działanie Systemu, w szczególności prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Organizacji, obchodzenia mechanizmów kontroli dostępu, automatycznego masowego pobierania danych, testów obciążeniowych lub testów bezpieczeństwa bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Systemu treści bezprawnych oraz danych, których zakres wykracza poza cel prowadzonych w Systemie procesów. Klient samodzielnie decyduje o zakresie danych osobowych wprowadzanych do Systemu i odpowiada za ich adekwatność.
Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Konta Użytkownika w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa, informując o tym Klienta bez zbędnej zwłoki.
6. Wynagrodzenie, faktury i płatności
Korzystanie z Systemu jest odpłatne, na zasadach i w wysokości uzgodnionej z Klientem w Umowie, ofercie lub zamówieniu. Do kwot wynagrodzenia dolicza się podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki.
Rozliczenie następuje na podstawie faktury wystawionej przez Usługodawcę. Faktury są przekazywane w postaci elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Klienta do rozliczeń, na co Klient wyraża zgodę, zawierając Umowę.
Dostęp do Systemu w opłaconym okresie rozliczeniowym jest uruchamiany lub utrzymywany po zaksięgowaniu wpłaty na rachunku bankowym Usługodawcy, o ile strony nie ustaliły inaczej.
W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego czternaście dni Usługodawca może, po uprzednim wezwaniu przekazanym na adres e-mail Klienta, zawiesić dostęp do Systemu do czasu uregulowania zaległości. Zawieszenie dostępu nie oznacza usunięcia Danych Klienta.
Usługodawca może zmienić wysokość wynagrodzenia na kolejny okres rozliczeniowy, informując Klienta co najmniej trzydzieści dni przed planowaną zmianą. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę w trybie opisanym w Regulaminie.
7. Czas trwania Umowy, wypowiedzenie i zakończenie współpracy
Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, o ile strony nie ustaliły okresu określonego.
Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej lub przekazania oświadczenia na adres e-mail strony.
Usługodawca może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub Użytkowników, w szczególności działań zagrażających bezpieczeństwu danych innych Organizacji, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
Przed zakończeniem Umowy Klient może samodzielnie pobrać archiwum danych swojej Organizacji z poziomu Systemu. Uprawnienie to przysługuje właścicielowi oraz administratorowi Organizacji, a wykonanie eksportu jest odnotowywane w rejestrze zdarzeń.
Po zakończeniu Umowy Dane Klienta są usuwane lub zwracane w trybie i terminie wskazanym w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. Usługodawca nie zatrzymuje danych jako środka nacisku na przedłużenie współpracy.
8. Dostępność usługi, prace serwisowe i zmiany w Systemie
Usługodawca dąży do zapewnienia nieprzerwanej dostępności Systemu, z zastrzeżeniem przerw wynikających z prac serwisowych, aktualizacji oraz zdarzeń niezależnych od Usługodawcy, w tym awarii po stronie dostawców infrastruktury i łączy telekomunikacyjnych.
Usługodawca nie publikuje gwarantowanego poziomu dostępności jako standardu handlowego. Jeżeli Klient wymaga zobowiązania umownego w tym zakresie, jego warunki ustalane są indywidualnie w Umowie.
Usługodawca może rozwijać System, dodawać i modyfikować funkcje oraz wycofywać funkcje zastąpione nowszymi rozwiązaniami. Zmiany nie mogą prowadzić do istotnego ograniczenia zakresu usługi uzgodnionego z Klientem bez uprzedniego poinformowania go z wyprzedzeniem co najmniej trzydziestu dni.
9. Prawa własności intelektualnej i Dane Klienta
Wszelkie prawa do Systemu, w tym do jego oprogramowania, interfejsu, dokumentacji, znaków towarowych VIMS i Varilo oraz materiałów publikowanych w Serwisie, pozostają przy Usługodawcy lub podmiotach, od których Usługodawca uzyskał odpowiednie prawa.
Na czas trwania Umowy Klient uzyskuje niewyłączne, nieprzenoszalne uprawnienie do korzystania z Systemu w zakresie niezbędnym do prowadzenia własnych procesów. Uprawnienie nie obejmuje prawa do kopiowania, dekompilacji, odsprzedaży ani udostępniania Systemu podmiotom trzecim, z wyjątkiem obsługi klientów Klienta w modelu przewidzianym dla firm świadczących usługi bezpieczeństwa pracy, jeżeli taki zakres został uzgodniony w Umowie.
Dane Klienta pozostają własnością Klienta. Usługodawca wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia usługi, obsługi zgłoszeń oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Usługodawca może wykorzystywać zbiorcze, zanonimizowane informacje techniczne o sposobie korzystania z Systemu w celu jego rozwoju, o ile nie umożliwiają one identyfikacji Klienta ani osób fizycznych.
10. Odpowiedzialność
Usługodawca odpowiada za należyte świadczenie usługi zgodnie z Regulaminem i Umową. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji podejmowanych przez Klienta na podstawie danych zgromadzonych w Systemie ani za zgodność procesów Klienta z przepisami prawa.
Usługodawca nie odpowiada za następstwa udostępnienia danych uwierzytelniających osobom nieuprawnionym przez Klienta lub Użytkownika, za treść i zakres danych wprowadzonych do Systemu oraz za brak dostępu do Systemu wynikający z przyczyn leżących po stronie Klienta, w tym konfiguracji jego sieci i urządzeń.
Odpowiedzialność Usługodawcy za szkody wyrządzone Klientowi jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Klienta za okres dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie oraz przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie przepisów prawa.
Strony wyłączają odpowiedzialność za utracone korzyści w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
11. Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych
Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Polityce prywatności oraz w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności izolację danych poszczególnych Organizacji wymuszaną na poziomie bazy danych, szyfrowanie transmisji, kontrolę uprawnień oraz rejestr zdarzeń bezpieczeństwa.
W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Systemu Klient występuje jako administrator danych, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający. Warunki przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca załącznik do Umowy.
Dane Systemu są przetwarzane w infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
12. Reklamacje i zgłaszanie nieprawidłowości
Reklamacje oraz zgłoszenia nieprawidłowości w działaniu Systemu należy przesyłać na adres kontakt@varilo.eu, wskazując Organizację, opis problemu, moment jego wystąpienia oraz — jeżeli to możliwe — zrzut ekranu.
Usługodawca rozpatruje zgłoszenie w terminie czternastu dni od jego otrzymania, a w sprawach wymagających dodatkowych ustaleń informuje Klienta o przewidywanym terminie rozpatrzenia.
Zgłoszenia dotyczące krytycznej niedostępności Systemu są obsługiwane w pierwszej kolejności, niezależnie od kolejności wpływu.
13. Zmiany Regulaminu
Usługodawca może zmienić Regulamin w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, wprowadzenia nowych funkcji Systemu albo zmian organizacyjnych po stronie Usługodawcy.
O zmianie Regulaminu Klient jest informowany na adres e-mail przypisany do Organizacji lub komunikatem w Systemie, co najmniej czternaście dni przed wejściem zmian w życie.
Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Korzystanie z Systemu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
14. Postanowienia końcowe
Prawem właściwym dla Umowy i Regulaminu jest prawo polskie. Spory wynikające z Umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
W przypadku nieważności któregokolwiek postanowienia Regulaminu pozostałe postanowienia zachowują moc, a strony zastąpią postanowienie nieważne postanowieniem o zbliżonym skutku gospodarczym.
Integralną część relacji między stronami stanowią: Regulamin, Polityka prywatności i plików cookies oraz umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Regulamin w wersji 1.0 obowiązuje od 2026-09-26. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem v-ims.pl/regulamin.