VIMS dla PPOŻ — terminy, przeglądy i działania w jednym rejestrze

Pierwsza to rejestr niezgodny ze stanem faktycznym. Po każdej rozbudowie, przeniesieniu magazynu czy wymianie instalacji pojawiają się urządzenia, których nie ma w spisie. Formalnie plan przeglądów jest realizowany w stu procentach — tylko nie obejmuje wszystkiego, co powinien.

Druga to protokół, który nie staje się zadaniem. Firma zewnętrzna wykonuje przegląd, zostawia protokół z uwagami, protokół trafia do segregatora. Uwagi wymagają decyzji i nakładów, więc czekają. Przy kolejnym przeglądzie pojawiają się ponownie, tym razem z adnotacją o powtórzeniu.

Trzecia to rozproszona odpowiedzialność. Część terminów pilnuje utrzymanie ruchu, część administracja obiektu, część specjalista BHP. Każdy zna swój wycinek, nikt nie zna całości, a przy zmianie osoby wiedza znika razem z nią.

Rejestr starzeje się wtedy, gdy jego aktualizacja jest osobnym obowiązkiem administracyjnym. Jeżeli dodanie nowego urządzenia wymaga zgłoszenia do osoby prowadzącej arkusz, prędzej czy później ktoś tego nie zrobi.

Skuteczniejsze jest powiązanie aktualizacji z procesem, który i tak zachodzi. Kontrola obiektu, w której pojawia się pozycja spoza rejestru, powinna kończyć się zgłoszeniem uzupełnienia. Zmiana w instalacji obsługiwana jako wniosek o zmianę powinna zawierać pytanie o wpływ na rejestr i cykle przeglądów.

Warto też przyjąć zasadę inwentaryzacji cząstkowej: zamiast rocznego spisu całości, comiesięczny przegląd jednego obszaru. Rozłożony w czasie wysiłek jest realny do utrzymania, a jednorazowa akcja zwykle nie powtarza się drugi raz.