VIMS dla firm usługowych BHP — wielu klientów, jedno miejsce pracy

VIMS pozwala prowadzić wielu klientów w ramach jednej struktury dostępu, z przełączaniem kontekstu między firmami. Doradca loguje się raz i pracuje na danych konkretnego klienta, bez otwierania kilku systemów i bez przenoszenia plików między folderami.

Najbardziej praktyczną częścią jest widok zbiorczy terminów: badania, szkolenia, przeglądy i pomiary ze wszystkich obsługiwanych firm w jednej liście posortowanej po dacie. To lista zadań na najbliższy tydzień, a nie raport do analizy.

Drugim elementem jest standaryzacja. Szablony ocen ryzyka, checklisty kontrolne i schematy postępowania po zdarzeniu są własnością biura i można je stosować u kolejnych klientów, zachowując ten sam poziom jakości niezależnie od tego, który konsultant prowadzi sprawę.

W biurze doradczym wiedza o kliencie zwykle mieszka w głowie konkretnego konsultanta i w jego katalogu plików. Urlop, choroba albo odejście z pracy zamieniają to w problem operacyjny, a przejęcie klienta oznacza tydzień odtwarzania stanu faktycznego.

Prowadzenie dokumentacji w jednym systemie sprawia, że przejęcie sprawy polega na otwarciu kartoteki klienta: kto tam pracuje, jakie są otwarte zalecenia, kiedy była ostatnia kontrola i co ustalono po ostatnim zdarzeniu.

Ta sama właściwość ułatwia skalowanie. Zatrudnienie kolejnego konsultanta nie wymaga przekazywania mu prywatnego archiwum poprzednika, bo standard pracy jest zapisany w systemie, a nie w nawykach.