Moduł VIMS

Szkolenia i kwalifikacje — koniec pilnowania terminów w arkuszu

Zobacz w jednym widoku, kto ma aktualne szkolenia i uprawnienia, komu kończy się termin i czego brakuje na danym stanowisku.

Szkolenia BHP
Uprawnienia i kwalifikacje
Terminy ważności

Umów prezentację Zaloguj się

VIMS — system do zarządzania szkoleniami pracowników: matryca szkoleń, statusy ważności i przypomnienia o kończących się uprawnieniach

Termin, który umknie, zatrzymuje pracę

Wygaśnięcie szkolenia okresowego albo badania lekarskiego wychodzi na jaw zwykle w najgorszym momencie: przy kontroli, przed rozpoczęciem prac szczególnie niebezpiecznych albo w dniu, w którym brakuje operatora na zmianie. Konsekwencją bywa nie tylko formalna nieprawidłowość, lecz przestój i przesunięcia w harmonogramie produkcji.

W arkuszu kalkulacyjnym pilnowanie terminów opiera się na czyjejś pamięci i regularności. Wystarczy urlop, zmiana osoby prowadzącej ewidencję albo przyjęcie większej grupy nowych pracowników, aby część dat przestała być kontrolowana.

Moduł szkoleń w VIMS odwraca ten porządek. To system pilnuje terminów i sygnalizuje je z wyprzedzeniem, a osoba odpowiedzialna reaguje na ostrzeżenia zamiast codziennie przeglądać tabelę.

Wymagania przypisane do stanowiska, a nie do osoby

Najczęstszy błąd w ewidencji polega na prowadzeniu jej wyłącznie na poziomie pojedynczych osób. Przy takim podejściu przeniesienie pracownika na inne stanowisko albo zatrudnienie nowej osoby wymaga ręcznego ustalenia, jakich szkoleń potrzebuje.

W VIMS zakres wymaganych szkoleń i uprawnień definiuje się dla stanowiska. Operator wózka widłowego, spawacz, elektryk i pracownik magazynu mają odmienne zestawy wymagań, które pracownik dziedziczy automatycznie w momencie przypisania do stanowiska.

Efektem jest matryca szkoleń pokazująca skrzyżowanie ludzi i wymagań. Od razu widać luki kompetencyjne, a także ryzyko organizacyjne wynikające z tego, że daną czynność może wykonywać tylko jedna osoba w zakładzie.

Co daje moduł Szkolenia i kwalifikacje

Matryca szkoleń

Pracownicy i wymagane szkolenia w jednej tabeli, ze statusem ważności.

Wymagania stanowiskowe

Zakres szkoleń przypisany do stanowiska, nie do pojedynczej osoby.

Przypomnienia o terminach

Alerty przed wygaśnięciem szkolenia lub uprawnienia, zanim zrobi się problem.

Dokumenty i zaświadczenia

Skany zaświadczeń i uprawnień dołączone do karty pracownika.

Gotowość na kontrolę

Zestawienie aktualnych i brakujących szkoleń dostępne od razu.

Raporty i wskaźniki

Poziom realizacji szkoleń w podziale na działy, lokalizacje i typy szkoleń.

Jak szkolenia łączą się z resztą VIMS

Kompetencje to element procesu — wracają po zdarzeniu, po analizie i po zmianie oceny ryzyka.

1Wymagania stanowiska

2Plan szkoleń

3Realizacja i dokumenty

4Kontrola terminów

5Wnioski ze zdarzeń

6Aktualizacja wymagań

Dokumentacja gotowa na kontrolę i audyt

Zaświadczenia, karty szkolenia wstępnego, orzeczenia lekarskie i uprawnienia branżowe przechowywane są przy karcie pracownika w formie skanów. Nie trzeba ich szukać w teczkach osobowych ani prosić o kopie kadr.

Zestawienie aktualnych i brakujących szkoleń dla wybranego działu przygotowuje się w kilka chwil, co znacząco skraca czas przygotowania do kontroli lub audytu certyfikacyjnego.

Historia szkoleń pozostaje w systemie także po zakończeniu ich ważności, dzięki czemu widać pełną ścieżkę rozwoju kompetencji pracownika w zakładzie.

Szkolenia powiązane z ryzykiem i zdarzeniami

Zakres szkoleń nie powinien wynikać wyłącznie z przepisów. Ocena ryzyka zawodowego wskazuje zagrożenia występujące na stanowisku, a z nich wynikają potrzeby szkoleniowe dotyczące konkretnych czynności, maszyn i substancji.

Wnioski z analizy zdarzeń często kończą się potrzebą powtórnego instruktażu albo rozszerzenia zakresu szkolenia. W VIMS takie ustalenie może stać się działaniem powiązanym z konkretną grupą pracowników.

Wprowadzenie nowej substancji chemicznej lub nowej maszyny również uruchamia potrzebę uzupełnienia kompetencji, a moduł pokazuje, kogo dokładnie to dotyczy.

Najczęstsze pytania

Czy system pilnuje terminów ważności?

Tak. VIMS pokazuje szkolenia ważne, kończące się i przeterminowane oraz wysyła przypomnienia.

Czy wymagania da się przypisać do stanowiska?

Tak. Zakres wymaganych szkoleń definiujesz dla stanowiska, a pracownicy dziedziczą go automatycznie.

Czy mogę dołączyć zaświadczenia?

Tak. Dokumenty i skany uprawnień przechowywane są przy karcie pracownika.

Czy przygotuję zestawienie na kontrolę?

Tak. Raport aktualnych i brakujących szkoleń generujesz w kilka chwil.

Powiązane moduły

Moduł VIMS

Prowadź ocenę ryzyka online: zagrożenia, poziomy ryzyka, środki kontroli i przeglądy w jednym miejscu, powiązane z tym, co faktycznie dzieje się w zakładzie.

Ocena ryzyka zawodowego

Moduł VIMS

Jeden rejestr substancji, aktualne karty charakterystyki dostępne z telefonu i pełna kontrola nad tym, co i gdzie jest stosowane w zakładzie.

Chemia i karty SDS

Kontrole i obchody

Obchód bezpieczeństwa jest tanim narzędziem prewencji, ale tylko wtedy, gdy jest regularny i kończy się przypisanym zadaniem. Moduł pilnuje obu tych warunków.

Kontrole i obchody

Zobacz moduł Szkolenia i kwalifikacje

Umów prezentację i sprawdź, jak wygląda matryca szkoleń dla Twojej organizacji.

Umów prezentację Zobacz wszystkie moduły