VIMS dla zintegrowanego systemu zarządzania — jeden rejestr zamiast kilku równoległych

Organizacja z trzema lub czterema wdrożonymi normami zwykle nie duplikuje procesów świadomie. Duplikacja narasta stopniowo: każdy nowy obszar dostaje własny plan audytów, własny szablon raportu i własny rejestr działań, bo tak było najszybciej w momencie wdrożenia.

Po kilku latach efekt jest przewidywalny. Kierownik produkcji dostaje trzy różne zadania, które w praktyce dotyczą tej samej instrukcji. Pełnomocnik spędza czas na uzgadnianiu, który rejestr jest aktualny, zamiast na analizie ustaleń.

Najbardziej kosztowny jest jednak brak wspólnego obrazu. Kiedy ustalenia z audytu jakości, środowiskowego i BHP są w trzech plikach, nikt nie widzi, że wszystkie trzy wskazują na ten sam problem z nadzorem nad dokumentacją zmian.

Typowa próba integracji zaczyna się od księgi: łączy się trzy dokumenty w jeden i uznaje system za zintegrowany. Operacyjnie nie zmienia to niczego, bo zadania nadal powstają w trzech miejscach i trafiają do trzech list.

Realna integracja zaczyna się od obiegu ustaleń i działań. Jeżeli każde ustalenie — niezależnie od tego, czy dotyczy jakości, środowiska, bezpieczeństwa pracy czy bezpieczeństwa informacji — wchodzi w tę samą ścieżkę, zniknie większość pracy koordynacyjnej.

Drugim krokiem jest wspólny słownik: klasyfikacja ustaleń, kategorie przyczyn i typy działań. Dopiero wtedy zestawienia z różnych obszarów da się porównywać, a przegląd zarządzania przestaje być zlepkiem trzech prezentacji.