Dlaczego arkusz z terminami zawsze w końcu zawodzi
Ewidencja przeglądów zwykle zaczyna się od jednego pliku: kolumna z nazwą urządzenia, kolumna z datą ostatniego badania, kolumna z datą następnego. Przez pierwsze miesiące działa. Problem pojawia się, gdy plik zaczyna żyć równolegle w kilku wersjach — u utrzymania ruchu, u służby BHP, u kierownika magazynu i w skrzynce mailowej osoby, która akurat rozmawiała z serwisem.
Drugim źródłem błędów jest brak powiązania terminu z dokumentem. Data w arkuszu mówi, że przegląd był, ale protokół leży w segregatorze, u wykonawcy albo w załączniku do wiadomości sprzed roku. W czasie kontroli albo audytu klienta liczy się nie zapis w tabeli, lecz podpisany dokument, który trzeba odnaleźć w kilka minut.
Trzecim problemem jest cisza przed terminem. Arkusz nie przypomina o niczym. Informacja o zbliżającym się badaniu dozorowym pojawia się dopiero wtedy, gdy ktoś świadomie otworzy plik i przefiltruje daty. W praktyce dzieje się to nieregularnie, a najczęściej po tym, jak urządzenie zostało już wyłączone z ruchu.
VIMS odwraca ten porządek: to system pilnuje kalendarza i zgłasza się sam, a rejestr jest jednym miejscem, w którym urządzenie, jego cykl badań, właściciel i komplet protokołów istnieją razem.