VIMS łączy procesy EHS/QHSE w jednym środowisku

Większość organizacji nie cierpi z powodu braku narzędzi. Cierpi z powodu ich nadmiaru. Rejestr wypadków w jednym arkuszu, karty oceny ryzyka w folderze sieciowym, szkolenia w kadrach, karty charakterystyki w segregatorze, protokoły z obchodów w skrzynce mailowej kierownika. Każde z tych miejsc z osobna działa. Problem pojawia się w momencie, w którym trzeba połączyć fakty: czy pracownik, który uczestniczył w zdarzeniu, miał ważne szkolenie stanowiskowe, czy karta ryzyka jego stanowiska była aktualizowana po ostatniej modernizacji maszyny i czy działanie korygujące zlecone pół roku temu rzeczywiście zostało wykonane.

VIMS jest projektowany tak, aby ta odpowiedź nie wymagała śledztwa. Platforma opiera się na założeniu, że dane wprowadza się raz, a wykorzystuje w całym systemie. Pracownik, stanowisko, lokalizacja, maszyna, substancja i podwykonawca są obiektami współdzielonymi przez wszystkie moduły, a nie kopiami żyjącymi własnym życiem w kilkunastu plikach.

Konsekwencja tego podejścia jest praktyczna: zmiana w jednym miejscu przestaje być zdarzeniem lokalnym. Aktualizacja profilu stanowiska powoduje ponowną weryfikację wymagań wobec przypisanych do niego osób. Rejestracja zdarzenia nie kończy się wpisem do tabeli, tylko otwiera ścieżkę analizy i działań. Wynik kontroli w terenie nie zostaje w telefonie, tylko trafia do tego samego rejestru działań, z którego korzysta cała organizacja.

Największa wartość danych pojawia się wtedy, gdy nie kończą się w jednym formularzu. Pierwszy przepływ dotyczy zdarzeń: zgłoszenie z hali trafia do rejestru, z rejestru do analizy przyczyn, z analizy do konkretnych działań korygujących i zapobiegawczych, a te z powrotem do karty oceny ryzyka stanowiska, którego dotyczyły. Dzięki temu pytanie „co się zmieniło po wypadku” przestaje być pytaniem retorycznym.

Drugi przepływ dotyczy chemii i narażeń. Substancja wprowadzona do rejestru zostaje powiązana ze stanowiskami, na których jest stosowana, z wynikami badań środowiska pracy i z wymaganiami wobec pracowników. Zmiana w karcie charakterystyki albo nowy wynik pomiaru stają się sygnałem do przeglądu oceny ryzyka, a nie wyłącznie nowym plikiem w archiwum.

Trzeci przepływ dotyczy ludzi. Przypisanie pracownika do stanowiska uruchamia porównanie wymagań z tym, co faktycznie posiada: szkoleniami, badaniami, uprawnieniami. Zmiana stanowiska, powrót po dłuższej nieobecności albo modernizacja maszyny objęta procedurą zarządzania zmianą powodują ponowną weryfikację tych wymagań, zanim pojawi się problem formalny.