Wydawanie i ewidencja środków ochrony indywidualnej

Dopóki zakład liczy kilkadziesiąt osób i kilka pozycji asortymentu, zeszyt wydań wystarcza. Problem zaczyna się przy rotacji, pracy zmianowej i firmach zewnętrznych: podpisy są w segregatorze u magazyniera, normy w załączniku do zarządzenia, a stany w arkuszu, który aktualizuje jedna osoba.

Najczęstsze skutki są przewidywalne. Nie wiadomo, czy pracownik zmieniający stanowisko dostał komplet wymagany na nowym miejscu. Nie widać, które pozycje kończą się w magazynie, dopóki ktoś po nie nie przyjdzie. Przy zdarzeniu wypadkowym potwierdzenie wydania trzeba odnaleźć ręcznie, a bywa, że nie ma go wcale.

Rejestr elektroniczny nie zmienia zasad przydziału — zmienia dostęp do informacji. Historia wyposażenia osoby, stan indeksu i lista zbliżających się terminów są widoczne od razu, bez przeszukiwania papieru.

Sprzęt chroniący przed zagrożeniami o skutkach nieodwracalnych — szelki bezpieczeństwa, linki i amortyzatory, sprzęt ochrony układu oddechowego, ochrony przed czynnikami chemicznymi — nie kończy się na wydaniu. Producent określa okres użytkowania oraz zasady przeglądów, a sprzęt po przekroczeniu terminu lub po zdarzeniu należy wycofać z użycia.

W rejestrze takie pozycje prowadzi się egzemplarzowo, z numerem seryjnym, datą produkcji, datą wydania i datą kolejnego przeglądu. To różnica jakościowa wobec zwykłych rękawic: liczy się konkretny egzemplarz, a nie liczba sztuk w magazynie.

Dzięki temu łatwo odpowiedzieć na pytanie, które w praktyce pada najczęściej po zdarzeniu lub podczas audytu: gdzie fizycznie znajduje się dany egzemplarz, kto go używa i czy jego przegląd jest aktualny. Samego przeglądu system nie wykonuje — zapisuje jego wynik i pilnuje terminu.